蒙特利尔中餐馆一个IT工程师跨行逆天奋斗(49)

本文最初在2015-02-27发布在原始第一蟹网站上

财务做账的建议

这几天终于完成了饭店第一年的报税,走了不少弯路,一些经验教训写在这里供做小生意的朋友们做个参考。

在注册公司之后,第一件事情就应该到银行开一个商业账户。以inc注册的公司是独立的报税个体,公司的账和个人要彻底分开,所以公司的收入支出需要走自己的商业账户。而且需要第一时间申请商业信用卡,一般来说公司刚开始没有信用记录,你需要个人担保来申请商业信用卡,我当时申请的时候需要所有股东的最近一年报税结果Notice of assessment,联邦和魁省的都要。

为什麽需要商业信用卡?公司平时买东西,尽量走公司信用卡,这样走账清楚,方便最终会计报税对账。如果你用个人的信用卡付账,这部分钱最终会计需要挑出来,算是股东借给公司的,loan from shareholders。你买东西尽量通过公司信用卡,报税的时候会给会计省很多事。

公司开出去的支票,每张都需要保留票根,写上日期,收款方,这样方便会计对账。收到支票存到公司账户也需要有记录。现在银行在月结单上都会附上进出支票的复印件,起码皇家银行有这样的服务。公司账户上每笔账的进出都需要找出来历,这点需要非常清楚,所以转账到公司账户或者从公司账户转出,需要自己留下记录。如果最终会计发现公司账户上实在有你记不得的进账或者出账,会计只能做特殊标记和处理,这些有争议的钱需要放置一段时间不能动,虽然你进账出账是合法的,就是因为没有记住找不到出处给自己找麻烦。我的银行账户有两次进账,我记不清了,银行月结单上写的并不很清楚,到了银行问,他们柜台查不出来,需要我自己打电话到银行申请查询,而且结果可能需要很久,到了报税的时候根本来不及,只能做特殊处理。

公司相关的花费需要详细分类,具体分几类需要事先和会计沟通。在饭店这行,食材和耗材是需要分开的,比如你在一个超市买一些蔬菜和洗碗液,那么在结账的时候最好分成两次,那两张分开的收据,因为蔬菜属于食材,洗碗液属于耗材。最终饭店购买的食材金额占总销售额的比例不能太高,否则税务局很可能来查你的账,做生意的都知道,不战而怯人之兵是上上策,一旦惹税务局上面,那就劳民伤财了。另外,除了食材之外的发票最好都标注上买的是啥,这样方便后期对账。

一般年营业额在50万(或者100万,具体数字记不住了)以下公司可以选择一年报一次税。作为饭店,当然是频率越低越好,因为一个会计省事,另外你可以先使用政府的税钱。公司花费的所有GST和QST在每个申报周期后都会和税务局结算一次,多退少补,就是公司买东西花出去的GST和QST政府会还回来的。客人在饭店吃饭也需要交QST和GST,这部分税前是饭店替政府代收的,一年下来会有不少的钱,而饭店成本中的食材购买基本上都不需要缴税的,这样饭店收的税前要远远大于成本中交的税,所以基本上在税务结算是都需要补交很多GST和QST,你报税越晚你可以保留这部分钱越久,在现金流非常重要的商业圈,利用一下这个便利很必要。

这次报税学习到了一个平账的概念,以前想过如果公司账对不上怎么办,这次会计给我补了这一课。前面提到,公司账户和个人彻底分开,一年下来公司盈利多少亏损多少一目了然,在饭店行业,买菜用现金很正常,客人交税用现金买单也很常见,很多时候个人的现金和公司的现金就混在一块了(在有的行业,或者规模大点的公司,这些现金进出是严格走出纳的,这个问题就不存在了),所以公司银行账户的金额和应该有的金额就无法对上。这个时候就需要平账,如果公司账户应该有更多的钱,说明个人拿了公司的钱,需要补回来,如果公司账户的钱多了,说明公司借了个人的钱,这些没有在银行交易记录中反映出来,所以只能是现金形式。如果这样的现金平账金额比较大,也算有风险的。所以大家在实际操作的时候,尽量把个人的现金和公司的现金分开,如果实在太麻烦,操作难度很大,可以估算着数字,不要总数出入太大。

饭店面对个体消费者,需要提供刷卡机,最好借记卡和信用卡都能刷,能有移动刷卡机最好,这样不仅方便客人,在报税的时候会更加方便,缺点是需要给刷卡机公司付钱,但是有好处就要付一点代价,这点应该是很值得的。

这次报税学到很多,平时注意整理好收据,在报税时候会计可以省事很多,同时自己也会对公司的账目有个大致了解。平时在财务上养成好习惯,到报税的时候会更有效率,也能利益最大化。

另外尽量选择一个会计不是很忙的时间作为公司的报税周期,因为2月份开始,个人报税就开始了,会计的活很多,尽量避开这个时间段。